今天，互联网被认为是一个知识库。任何人都可以使用互联网访问任何类型的信息，例如通过Web服务器数据库查看文档、查看超文本和多媒体（音频和视频）。
此外，对于任何组织来说，向公众提供对企业网站的访问已变得必要且至关重要，这需要持续、可靠、交互式的网络表单、真实的交易和相关文档。这促使组织适应 Web 内容管理系统。
逐渐出现了知识管理系统和知识库系统。尽管知识管理系统先于互联网，但用户使用互联网访问信息变得很容易，因为它就像互联网上的分布式数据库。
在适当的时候，知识管理系统和知识库系统之间的区别变得非常小。尽管这些系统仍然被视为内容存储库，它允许您存储、查询并做出适当的决策。
因此，在知识管理系统中，您只需将它们（手册、程序、政策、最佳实践、可重用设计和代码等）存储在数据库中。
在基于知识的系统中，您可以将它们（手册、程序、政策、最佳实践、可重用设计和代码等）仔细地分类和分类到有意义的部分、子部分和组中。
软件文档
软件文档是任何软件的一部分。良好的文档实践对于软件的成功非常重要。文档必须包含交互式用户体验、信息架构以及对受众的良好理解。
注意：建议您在尝试使用敏捷方法进行软件开发时，将文档可交付成果构建到您的开发过程中。
它需要达到解决开发人员、最终用户或客户面对知识库时遇到的问题的目的。
需要在文档中包含适当的详细信息和描述才能实现以下目标：
• 解决开发者在开发过程中遇到的问题• 帮助最终用户了解产品• 帮助客户和支持团队查找信息。
文档可以与API 文档相关（可用于合并到代码中，或扩展现有应用程序的功能，发行说明用于说明当前版本中已修复的错误以及已修改的代码) 和/或面向客户的帮助内容，以便立即轻松找到所需信息。软件文档可帮助您了解产品、界面、功能、完成任务的能力，并快速搜索和查找文档中的特定部分，或在使用产品时找到解决方案。
注：即使有知识员工，51% 的人更愿意通过知识库获得技术支持，但生成相关文档对任何公司来说都是一项挑战。
软件文档的类型
在产品开发生命周期和软件开发生命周期中需要并交付许多类型的文档，例如软件文档、开发人员文档、软件需求文档以及设计文档和受众分析。
用户文档
本文档主要是为那些真正想要自己使用该产品、理解并完成某项任务的最终用户提供的。
• 操作指南——指导用户完成任务或预定目标。 • 教程 – 通过遵循一系列步骤概念来学习概念• 参考文档 – 描述产品的技术细节（软件需求规范、软件设计文档等） • 管理指南：管理员可以在安装应用程序后参考此指南• 配置指南：管理员可以参考本文档配置参数。
开发者文档
本文档是指系统相关文档。 • API 文档——指定如何调用API 调用和类，或者如何将API 包含在正在开发的代码中。 • 发行说明：描述最新软件、功能版本以及已修复的错误。通常此文档是一个带有文件扩展名 (.txt) 的文本文件。 • 自述文件：文档的一种形式，通常是一个简单的纯文本文件，称为“Read Me”、“READ.ME”、“README.TXT”，其中包含软件的高级概述，通常与源代码一起。 • 系统文档——描述系统需求，包括设计文档和UML 图。
即时文档
可能会出现这样的情况：即时文档快速为面向客户的文档提供支持。用户无需参考任何文档或常见问题解答来获取信息。
建议文档工具在您的开发团队中通用，以便可以在环境中轻松访问它，并且您需要开始使文档成为软件开发生命周期过程的强制性部分。例如，GitHub 是一个基于云的论文应用程序，为代码开发人员和作者服务。
如何选择软件文档工具
记录您的产品及其功能可能非常耗时，并且在创建客户和团队成员可以轻松理解的软件文档时需要大量关注细节。以下是软件文档工具中需要寻找的一些关键功能
Baklib 支持以下功能：• 自定义仪表板• 文件管理器• 文章重定向• 团队管理• 团队审核• 安全托管• 备份还原• 自定义安全性• 应用程序内帮助
记录、存储和共享技术手册变得简单。
知识库应用界面概述
除了上述基本功能之外，Baklib 还具有一些出色的功能，使知识库对最终用户有吸引力。
建立多语言知识库
知识库系统中的本地化功能，使您能够为不同的客户群构建多语言知识库文档。例如，您遍布全球的国际客户可能希望以自己的母语阅读该文档，即使该文档有英文版本。
您可以借助内部翻译人员的帮助，手动将文章翻译为面向公众的页面，或使用 Google 翻译器翻译从源复制的内容，然后将翻译后的内容粘贴回编辑器。
寻找包含内置机器翻译的知识库软件，该软件使用人工智能 (AI) 即时转换材料以获得更好的结果。如果您对第三方翻译工具不满意
创建知识库的自定义站点
当您在 Baklib 中创建文档时，您可以拥有一个面向公众的 URL，这可以帮助用户访问您的知识库。您可以在“站点域”页面中执行以下操作： • 站点域托管：您可以为现有 URL 创建自定义 URL • 子文件夹托管：自定义URL。您可以使用子文件夹作为托管页面来在组织内部标记这些文档。例如，https://docs.startup.com 到 https://startup.com/docs
站点域托管和子文件夹托管页面
备份和恢复您的知识库
每天都有必要保证您的数据安全。 Baklib 集成了备份和恢复功能，可以帮助您从备份列表中恢复文档的早期版本。
注意：您也可以手动备份。此外，当您在文档中进行较大更改时，您可以通过指定有意义的名称来单击“创建新备份”按钮，以帮助您识别与其创建的上下文相关的内容。
创建软件文档的最佳实践
快速适应敏捷或 DevOps 文档方法
大多数公司已经从传统的瀑布方法中适应或已经适应了敏捷和 DevOps 方法。人们发现瀑布方法是不合适的，因为它很难将任何新的所需更改纳入现有产品设计中。这导致了敏捷方法论的出现，其中考虑了模块化开发，并且可以在开发过程中实施新的更改。
这种方法在当今的软件开发生命周期和文档开发生命周期中被广泛接受。
定期与主题专家 (SME) 互动
开发人员对产品有深入的了解，因此，作者经常发现很难经常接触他们来获取相关文档的信息。因此，一种可能的方法是将文档的工作量估计与软件开发过程同步，以便资源（文档团队、工程师、文档审阅者和支持人员）可以定期协作，并获取大量知识来实现文档目标。
当您的文档达到某一点时，您需要认真考虑具有不同需求的人们如何考虑使用您的文档
不断完善和更新文档知识库
文档编制是一个迭代过程。它可能需要根据客户反馈进行改进，或者可能需要折射文档中已包含的某些内容。知识库可以包含客户常见问题或更多解决方案参考，这些解决方案可能需要包含在内以提高效率、生产力并降低公司成本。
了解客户如何访问您的知识库内容
您的知识库软件应该可以由搜索引擎索引，并具有所有正确的元标记。您还应该从软件应用程序链接到您的文档，因为这是用户自然会陷入困境的地方。
很少有客户会将您的知识库视为一个整体，也几乎没有人会访问您精心构建的主页。
使用客户反馈循环定期更新知识库中的信息
在产品首次发布之前，组织邀请并共享测试版产品给客户和用户进行测试。根据他们的反馈以及发布后的后续反馈，必须更新文档以补充最新的产品版本。
收集反馈的方式有多种：
• 使用Web 表单或交互式表单• 在共享给客户之前激活文档中的内联注释• 接收有关特定页面内容有用性的评级
创建您自己的样式指南以创建一致的文档
有几种方法可以创建一致的文档外观。
• 模板：在创建文档之前创建具有预定样式的模板。 • 定义样式表：创建不同级别并通过将相关样式应用于内容来手动构建文档。
注意：您可以参考标准软件风格指南，例如 Microsoft 风格指南或芝加哥风格指南。
如果您采用敏捷方法，它可以让您及时生成文档。必须制作良好的软件文档来同步程序员、测试人员和最终用户在使用软件时的想法和目标。需要记住，任何好的软件文档都是具体的、简洁的、相关的。
